联合国采购知识讲座

                               第一讲 联合国采购的主要程序

一、联合国系统采购的一般程序
联合国系统采购按合同金额大小一般遵循如下程序（各机构间有细微变化）：

采购定单价值在3万美元以下的：由采购官员直接挑选可能的供货商，通常会挑出三名供货商。在对收到的报价进行审评后，定单将给予能满足采购计划和发货要求并报价最低的供货商。

采购定单价值在3万至10万美元之间的：经事先挑选制定一供货商名单，在他们之间进行有限的竞争投标，投标将以密封文件形式寄出。该名单由来自发展中国家（包括项目接受国）、未在其本国进行充分采购的捐助国和其他捐助国的供应商组成。采购定单将授与最有资格和报价最低的供货商。

采购定单价值在10万美元以上的：在国际公开招标基础上进行。在条件允许的情况下，采购任务将在联合国“发展业务”(Development Business)刊物、机构间采购服务办公室(IAPSO)出版的“商机”(Business Opportunities) 杂志或其他贸易刊物上做广告，邀请供货商竞标。给出最好要约(offer)的供货商将得到授标。

联合国采购司负责的采购活动中，总部以外的各地特派团和办事处已经获得授权，可以在当地采购相当数量各种各样的货物和服务。有兴趣的当地供应商可以同设在他们本国或邻国的联合国办事处联络，询问在其当地办理登记事宜。本网站备有包括各维持和平特派团、地区经济委员会和国际法庭的联络人资料的所有采购机构通讯录。

其他联合国专门机构也授权其相应的当地代表处进行一定限额（从5千美元到10万美元）的采购业务。另外，随着发展中国家在技术合作项目上自主管理能力的不断上升，项目“国家执行”(National Execution, NEX) 的能力已得到提高，其中就包括对所需货物和服务的采购。1997年，超过58％的由UNDP资助的项目采购就是采取“国家执行”的方式进行的，即由当地政府完成采购任务。

二、公开招标的一般做法
对需要公开招标的采购，联合国系统会发出招标文件，已注册并取得供货资格的供应商可应邀投标。在对每个投标进行审评后，举行开标会当众发标。

1、发标
联合国采购司（其他联合国专门机构的做法也大致相同）为满足货物和服务的需要而发出三种类型的招标文件。下文提到的每一类文件都载有必要信息，说明如何报价，但其内容有所不同，视采购要求和估计币值而定。所有的招标文书通常都载有一般规格说明。

征求报价(RFQ)：征求报价是非正式地邀请报价，通常与采购估价低于25000美元的需求有关。要求提供价格和其他商业条款和条件，中标者为技术合格的出价最低者。

索取估价书(RFP)：索取估价书是正式邀请投标，通常与难以清楚或明确界定的服务有关，其采购估价超过25 000美元。价格只是构成评估标准的一个因素。中标者为基本上符合招标文件中所规定要求的合格投标者，同时，经评估，其投标对联合国来说应成本最低。

招标(ITB)：招标是正式邀请投标，通常与能够清楚和明确界定的需求有关，采购估价高于25 000美元。一般来说，价格是决定中标与否的唯一因素。在符合所有技术标准的情况下，出价最低的投标人中标。

2、当众开标
采购司通过正式仪式开启密封的投标书和估价书，报价公司可派代表参加在采购司办公室举行的这类开标。各国驻联合国代表团的商务代表也可代表有关公司参加当众开标。在当众开标时，将宣读报价以及有关条款和条件。在当众开启估价书时，由于价格只是若干决定因素的一个因素，因此，只宣读公司的名字。

对于想打入联合国系统采购市场的供应商来说，最有效的方法就是要积极寻找已批准项目和其他商机等采购信息，并向联合国执行机构进行主动的市场营销。

                                   第二讲 联合国采购的货物和服务品种

联合国系统采购的货物和服务的范围极广且品种齐全，可称得上是一个包罗万象的国际贸易市场，其主要类型如下：
－－空运服务
－－机动车辆/部件和运输设备
－－法律事务
－－后勤支助事务
－－托运和运送服务

－－电子数据处理
－－电脑和信息技术有关事务
－－数据输入服务
－－信息服务

－－房地产租赁
－－房舍管理和维修
－－管理事务
－－空气调节、供暖和扬水设备

－－建筑、工程和建造有关事务
－－家具
－－清洁服务
－－饮食服务

－－视听设备和服务
－－无线电通讯和电视广播服务
－－电信设备和服务
－－摄影设备/配件

－－转换器
－－发电机组
－－电气设备；电子组件

－－笔译和口译服务
－－培训
－－咨询服务
－－广告和销售
－－档案服务

－－办公室设备租赁
－－办公室和会计设备
－－纸张和纸制品
－－文具

－－制图和邮票设计
－－印刷事务
－－印刷油墨和印刷机配件

－－医疗物品、精密和计量仪表

－－维护和维修事务
－－机器和部件
－－工具和硬件
－－轮胎和橡胶产品

－－勋章和徽章
－－制服/装备
－－警卫和保安设备和服务
－－服饰以外的纺织品

－－能源和其他技术研究
－－化学和石油产品
－－科学分析和研究

联合国在中国采购的主要货物及服务品种：
　　采购物品：电子和电器设备、音像设备、食品、食品机械、纺织品、避孕药具、医疗器械、供水设施、农机具、化肥和农药、种子、建筑施工、建筑材料、汽车及配件、一般用途的机床、设备和仪器以及人道主义项目所需的基本产品(如帐篷、防水油布)等。
　　采购服务：交通运输、可行性研究、教育培训、投资服务和印刷服务等。
　

                                   第三讲 联合国供应商好处

1、被联合国购买的商品一律享受免税待遇；
2、供应商所能提供的商品与服务能在联合国召开的各种会议上作为参考目录在相关文件上发布；
3、被联合国列入供应商数据库，能获得联合国采购的最新消息，是在采购时被优先考虑的；
4、各国驻联合国的代表都以供应商目录向所在国介绍，作为采购进口优选；
5、联合国付款信誉卓著，联合国将在收到货物或发货单30天保证付款；
6、作为联合国指定采购商是企业形象的重要标志，可以大力促进企业产品其它渠道的出口。
　

                                 第四讲 提醒：实际接触时应注意什么
１．正确定位自己的产品或服务，尽可能熟悉每个联合国采购机构的采购程序，在与联合国机构的交往中做到有的放矢，这样即可节省资金又能有效提高成功率。
２．及时将关于公司及其产品的最新信息公布给联合国的有关采购机构。
３．与联合国机构打交道应学会预约、按国际惯例办事，这样确保能与相关机构建立长期、稳定的合作关系。
４．公司简介应当精练、简结，最好浓缩在一页纸范围内，但可以附以附件。
５．对于联合国采购机构的询问、建议或要求，如果不是当时不感兴趣或不能够做到，应当及时回复，以便使自己公司保持活跃供应商地位。
６．准备一个关于产品和服务的简单描述，繁忙的采购官员是没有时间去读长篇大论的。
７．与联合国建立联系、开发贸易机会其实比开拓新市场更合算，因为联合国采购这一市场是风雨不倒，极其稳定的，其大批量的采购更是许多企业梦寐以求的。


                                 第五讲 联合国近年来在中国的采购情况

    近几年，联合国系统在中国的采购额及占联合国总采购额的比例统计如下表所示

USD（千美元）
年份 1999 2000
在中国采购额 27627.29 15610.50
占总采购额的比例（%） 0.82 0.42

1） 各机构货物采购量分析：
2000年联合国主要机构在中国的货物采购量
USD（千美元）
机构名称 UNICEF FAO WFP UNFPA UNHCR UNDP(NEX)
采购量 5830.40 1463.12 1021.48 742.79 553.8 553.66
机构名称 IAEA UNESCO UNIDO UNOPS UN/PD UN/DPKO
采购量 553.25 343.00 328.00 295.60 280.67 158.52
机构名称 WIPO WHO UNDP/IAPSO ESCAP
采购量 36.37 31.72 3.50 0.72

2） 各机构服务采购量分析：
2000年联合国主要机构在中国的服务采购量
USD（千美元）
机构名称 UNIDO UN/PD WFP IAEA UNOG
采购量 1683.00 902.46 636.67 48.35 47.53
机构名称 UNDP(NEX) UNOPS ITU UPU
采购量 43.20 30.03 22.8 0.60

    从以上数据中可以看出，目前，在这个巨大的联合国采购市场中，中国在历年的采购份额中与其他发展国家相比占有率很小，联合国直接从中国采购的产品不到其总金额的1%，这与中国在联合国常任理事国的位置，以及现在中国经济发展形势都很不相称。
    目前，从中国采购的物品主要是电子和电器设备、音像设备、食品、食品机械、纺织品、避孕药具、医疗器械、供水设施、农机具、化肥和农药、种子、建筑施工、建筑材料、汽车及配件、一般用途的机床和设备和仪器以及在发展和人道主义项目所必须的基本产品：如帐篷、防水油布等。
     采购的服务包括运输、可行性研究、投资服务和印刷服务等。

                            第六讲 联合国官员透露采购秘籍

    先注册 多接触 分步走 慢慢谈
    在2001年联合国采购项目交流洽谈会上，联合国开发计划署驻华代表处执行副代表Laurence Reno女士成了焦点人物。在演讲间隙的采访中，Laurence Reno女士向记者讲述了采购“秘籍”。
    “公平是联合国采购中的基本原则。”Laurence Reno女士说，虽然每个联合国的机构在采购过程中开展工作的方式不尽相同，但都有相同的原则。除了公平原则外，各机构在采购时会充分考虑联合国的利益，但也不是说价格是绝对标准，“公平是联合国采购中的基本原则。” Laurance Reno 女士说，虽然每个联合国的机构在采购过程中开展工作的方式不尽相同，但都有相同的的基本原则。”Laurence Reno女士说，虽然每个联合国的机构在采购过程中开展工作的方式不尽相同，但都有相同的原则。除了公平原则外，各机构在采购时会充分考虑联合国的利益，但也不是说价格是绝对标准，同时还要对供应商的信用表现、技术水平等进行综合考察。对于供应商来说，与联合国谈“生意”其实跟其他商业机构并没有太大区别。一般也要采取五个步骤，即市场调查、发展关系、理解联合国意图、履行条约以及准备售后服务。 “越来越多的中国企业正在同联合国进行接触，但很多企业仍然不得要领。” Laurence Reno女士说，“其实通过沟通和接触，让别人了解你非常关键。”她说，想多拿联合国采购的定单，进行接触是十分必要的。而对于中国企业来说，首先要进入联合国的供应商数据库，注册成为联合国的潜在供应商，才能和联合国做生意，未注册的企业和联合国直接联系是很难得到任何回应

                           第七讲 赢得贸易机会的“九要一不要”

九要：
找出哪些联合国机构对自己产品或服务类型的一般传统要求。
找出哪些机构要求正规的注册程序，哪些则不需要。
及时将关于公司及其产品的最新信息公布给这些采购机构。
牢记联合国的本质是人道主义。
学会预约，这样能确保能找到想要找的人。
公司简介应当精练、简结，浓缩在一页范围内，但可以附以附件。
对于联合国采购机构的询盘或建议要求，如果不是当时不感兴趣或不能够做到，应当及时回复，以便使自己公司保持活跃供应商地位。
准备一个关于产品和服务的简单描述，繁忙的采购官员是没有时间去读长篇大论。
尽可能熟悉每个联合国采购机构的采购程序。
一不要：
不要轻易放弃，与联合国建立联系、开发贸易机会需要所花的时间同操作一个全新市场一样。

                              第八讲 联合国采购业务介绍

一、 中国外贸出口形势严峻

　　随着全球经济一体化的发展和中国加入世界贸易组织，我国将在更大范围、更宽领域和更高层次上融入世界经济。但是自去年以来，全球经济增长速度逐渐放慢，受世界经济形势的影响，我国对外贸易增长幅度持续回落，外贸出口形势严峻。如何拓展多元化的国际市场，让企业最大限度地参与国际贸易，是入世以后中国企业面临的又一新的课题。

　　二、联合国各机构的采购将为我国企业产品出口带来无限商机

　　当今，国际贸易正朝着集团化的趋势发展，越来越多的国际大买家的联合采购使传统的贸易方式面临挑战，联合国采购就是这种大集团采购之一。

　　1. 联合国采购市场巨大：

　　（1） 采购数额巨大
　　据联合国采购司提供的资料显示，联合国系统每年通过各种渠道采购的货物和服务，数额高达30多亿美元（相当于北京市的财政收入），其中，约36-40％左右为专业服务的采购，其余为货物采购，每年发布采购订单约15000个。如果再加上受援国政府从国际金融机构的贷款，估计联合国系统和发展银行每年提供的商业机会可达250-300亿美元。近几年来，联合国各采购机构的采购额在不断增加，具体增长情况如图1所示。 图1 近几年联合国采购总额增长情况表

　　（2） 采购品种繁多
　　联合国系统的采购包括它在世界各地的机构、维和部队和特派团的采购，具体采购的商品种类五花八门，采购范围涉及：运输车辆、包机服务、通信设备、办公用品、电脑及软件、专业仪器、各类工具、救灾物资、医疗设备、农产品、食品、药品以及服务领域等。但是，各机构采购内容各有所侧重。

　　2. 发展中国家分享的联合国采购份额在不断增加：

　　根据联合国大会的决议和其他联合国机构执行局的决定，联合国采购正在努力寻找新的供货渠道，特别是从发展中国家挖掘潜力，建立一个地区更广泛、分布更平衡的采购市场。 目前，在联合国每年的采购金额中，从印度、土耳其等发展中国家采购的产品占40%左右，今后，为协助发展中国家发展经济，联合国采购的对象将向发展中国家倾斜，中国便是其中之一。 近几年，联合国在发展中国家采购情况如图2所示。



图2 近几年联合国机构在发展中国家采购情况增长表

　　3. 中国产品非常适合发展中国家的需要

　　联合国作为一个国际机构，其主要任务之一是援助发展中国家，因此，在联合国系统每年采购的30多亿美元的总金额，有58%的货物与服务是用于援助发展中国家，大量的援助货物都是一般的产品，高科技含量不高，中国产品很容易满足发展中国家的要求。

　　4. 中国产品质优价廉、竞争力强：

　　中国物产丰富，是工业、制造业的大国，产品技术性能高，价格适宜。比如，以计划生育用品为例，目前，我国在这方面具有国际领先水平的高新技术和产品，如早孕诊断试纸、流产药米菲司酮和用于预防神经管畸形的叶酸等。我国安全套生产能力已达到每年31亿只，而2000年只生产了22亿只，有很大的生产潜力。另外，在价格上国内产品也有优势，如在国外1个节育环要100多美元，而在我国也就不过20元。所以，中国产品已具有很强的出口竞争能力，中国企业完全有实力进入联合国采购系统，成为联合国的供应商。

　　因此，从以上四个方面可以看出，联合国采购将为中国企业开辟一个潜力巨大海外市场，与联合国做生意蕴藏着无限商机。

　　三、联合国采购国际分布情况：

　　1. 发达国家：为联合国提供货物及服务的前十名国家2000年采购量情况如表1所示。从表中可以看出，前十名国家均为发达国家，联合国在这十个国家的采购量就占其总采购量的50%。

    2. 发展中国家：联合国在主要一些发展中国家的采购情况：如表2所示
　　3. 联合国近年来在中国的采购情况
　　近几年，联合国系统在中国的采购额及占联合国总采购额的比例统计如下表3所示。 　　从以上数据中可以看出，目前，在这个巨大的联合国采购市场中，中国在历年的采购份额中与其他发展国家相比占有率很小，联合国直接从中国采购的产品不到其总金额的1%，这与中国在联合国常任理事国的位置，以及现在中国经济发展形势都很不相称，目前，从中国采购的物品主要是食品、避孕药具、供水设施、农机具、建筑材料、一般用途的机床和设备等。采购的服务包括运输、可行性研究、投资服务和印刷服务等。
　　4. 中国产品在联合国采购中占有率低的主要原因：
　　虽然在中国大企业、大公司可谓是强手林立，目前，竟没有几家企业跻身其中，把生意做到联合国去，其主要原因如下：

　　（1）联合国采购机构众多、规则各异，中国企业对联合国采购业务比较陌生：
　　联合国是一个系统，机构众多，且每个机构都有自己的采购部门和不同的采购需求，其采购规则和程序也各不相同，有的机构相当独立，不受总部的控制。大多数中国企业对于联合国各机构的采购需求和规则不甚了解，很难搞清自己的产品适合哪个机构，应该通过什么程序同哪个部门打交道，所以，使得目前中国企业和联合国做生意的成功率较低。

　　比如：联合国不同的机构工作重点不同，采购的内容也有所不同，各有侧重， 人口基金：避孕药品、医疗器械、医药等，儿童基金：疫苗、药品、医疗器械、车辆、水设备等， 采购司：车辆及零配件、工程、信息技术、通讯、空运服务、建筑预制件等， 项目服务办：工程、建筑材料、机械、医疗器械等， 难民署主要采购难民所需的食品、衣服、农具和粮食等。

　　我国企业可以根据自己的产品和经营范围选择合适的机构开展出口业务。（所以，企业在与联合国做生意之前，必须首先了解联合国各机构的采购需求，如果向联合国推销冰淇淋，那简直就是驴唇不对马嘴了。）

　　联合国采购规则和程序与一般国际贸易截然不同，企业按一般贸易的做法和联合国做生意很难达到其要求。比如：许多企业不知道，只有成为联合国的注册供应商才能获得联合国有关机构的采购计划和定单。再比如，有些企业比较短视，往往重视一单利润的最高值，对联合国采购机构报上很高的价格，企望对方与其进一步讨价还价时，再做出让步，岂不知联合国采购机构希望采购最便宜的物品和劳务，他们需要企业报上来的是最终价格，由此中国企业很难中选。

　　（2）缺乏和联合国沟通的渠道：
　　前面已经介绍过，联合国系统每年需要采购30多亿美元的商品和服务，中国只占到1%，这1%是指联合国直接从中国采购的数额，实际上，在联合国的采购单上中国制造的产品远不止1%，大量的中国产品通过美国、香港等中介机构、通过第三方转口进入联合国采购渠道。比如，像丹麦等主要供应国，每年都为联合国供应大量货物，其中部分产品的制造商是中国企业。

　　联合国机构采购一直都遵守公平、透明原则，对所有国家、企业一视同仁。按照联合国规定，他们需要从尽可能多的国家，尽可能广泛的供应商手中采购产品。目前，联合国各有关机构十分关注中国产品，希望能与中国企业直接联系，降低购买成本。因此，中国企业完全可以直接成为联合国的供应商，而不必通过中间环节。有这样一个例子，山东某重型机械厂在参与联合国的招标中，以英国在以色列的公司名义投标，以为外国公司容易中。结果，联合国采购司让他们以发展中国家的名义重新填写标书，占发展中国家的指标。这说明国内公司不熟悉联合国投标情况，以为外国公司会倍受青睐，殊不知联合国有意扩大在发展中国家的采购份额，发展中国家的机会反而更好。

　　综上所述，中国企业之所以在联合国采购中的占有率太低，并非是因为产品质量、技术水平、辐射能力不够造成，而是输在市场开拓和信息获得上。

                                 第九讲 如何同联合国开展贸易

　 供应商应该首先了解联合国采购市场。在签定合同之前，他们应该彻底的了解市场，并同潜在的联合国合作伙伴建立联系。他们应该理解如何获得合同的竟标程序，满足任何可能出现在合同条款中的售后服务要求，每一个愿意按规定步骤行动，意欲加入联合国市场的公司或个人顾问，都将获得联合国提供的许多好处，包括在发展中国家和新兴市场建立商业据点的机会，如果没有联合国的参与，对单独的公司而言，这要么是不可能的，要么就是风险太大。
市场调研
    联合国市场有多元化性质，潜在的供应商必须首先了解联合国的制度和它的运做。三十多个机构、计划和基金中的每一个都有各自的条款，项目和采购要求。但同时，这些组织又都是在一个更大的组织框架下运行。一个机构的行动或决策会影响到另一个，而联合国秘书长的建议和行动又会给联合国机构内每个组织带来不同程度的影响。所有的这些行动和决策反过来，又会给采购带来影响。
    供应商的对策是指派专门的公司代表负责调查联合国市场，与联合国官员和采购人员保持联系。联合国网站是提供有关联合国动向的最好信息源。联合国出版的刊物上也有关于联合国及其采购机会的信息，包括“机构之间采购服务办公室”（Inter-Agency Procurement Services Office） 出版物，《采购最新信息》（Procurement Update）, “联合国发展计划”（UN Development Programme）出版物, 《发展商务》（Development Business）等。上述出版物均可在线浏览。主流媒体和专业贸易出版物上也有关于联合国的相关及时的信息。
建立联系
    供应商对联合国市场进行了调查并确定了要与之合作的一个或数个机构之后，他就必须致力于与该机构总部和分支机构的联合国官员和采购专员建立长期的联系。通常，这种联系会带给供应商更多有价值的信息，包括即将签署的合同，合同的细则，竞标对手等，而这类信息是通过其他渠道难以得到的。由于现在还不存在一个公开的广告系统来告知供应商关于联合国机构所有或全部的合同，独立的机构愈加依靠各自的网站来宣传各自的合同。尽管如此，现在依然没有任何方式能替代与采购专员建立个人联系的办法，因为只有采购专员可能提供有关采购过程的附加的细节。
登记要求
     联合国机构从供应商花名册中挑选大型项目的供应商。公司和个人顾问必须经过登记才能出现在花名册上。登记表可在采购办公室和机构网址上索取。登记表的作用主要用于预审供应商的资格。申请通常根据经验、履约能力、所提供商品和服务与联合国机构要求的相关度以及供应商的经济偿付能力等标准来评定。资格一经认定，供应商即可登上花名册。但是，出现在花名册中并不能保证该公司一定会被列入在所有的应标采购品供应商名单中，它仅仅表示每一个登记在册的公司都会在挑选过程被给予平等的待遇。一些机构每隔几年更新一次花名册，他们同时会从花名册中剔除那些两次以上对招标没有在作出响应的供应商。
    由于供应商花名册上有数以千计的公司名称，与采购专员建立私人的联系会极大地增加一个公司出现在短名单上的机率。这种联系也能帮助在竟价阶段与采购专员进行的谈判顺利开展。另外，许多现场办公室就不依靠供应商花名册，而仅靠私人联系来挑选投标者。
投标过程
    大多数联合国机构采用竞争性投标方式来完成货物和服务采购。他们通常通过三种招标方式来决定合同的归属。招标邀请：通常高价值的合同都要求正式的竞争性投标。招标可以是公开的，也可以限定在一定的范围内。国际公开竞争性投标要做广告，并向登记在册的供应商和对该项目感兴趣的供应商寄送招标书。国际限定性竞争性投标一般不做广告，招标书只寄给在供应商短名单上登记在册的供应商。这种竞标方法最适于维和行动和紧急行动所要求的快速反应。潜在的供应商在相同的基础上进行投标，出价最低的技术合格者（也称最优价值投标人）最后将赢得项目。
    要求提供招标项目的各项服务要求的内容建议：建议要求通常用于高价值服务合同，这类合同要求定制服务内容以用于十分特殊的环境。具体细则可能非常复杂，评估该建议本身所需时间远远长于评估投标所需的时间。除价格外，可能还有其它决定性因素，如交货速度，提供现场支持服务的能力和质量，技术手册的简洁性，理解当地语言和文化的能力，以及根据要求向现场提供故障排除者的能力等。合同通常会由能根据评估标准提供最佳价值的投标人竞得。
    报价要求：报价要求是非正式的招标文件，常用于低价值采购要求中。这些文件要求报出市场上现有的、达到标准规格的货物、工作、或服务的价格和商业条件。这种非正式的报价通常要求当地的供应商直接给出，但是，也有一些机构接受国际报价。
    根据投标所要求的种类竞标，建议，或报价。一个机构可能为招标做广告，也可能直接从合格供应商的短名单中或依据投标愿望挑出潜在的供应商。用于国际公开竞标的招标书通常会在联合国的出版物和在国际上广泛发行的出版物上刊登。现在越来越多的机构也在他们的网站上公告此类信息。复杂或专业性商品或服务可能要求预审资格，也通过广告进行。
    一些机构会限制报价方的数量，尤其当合同数额很小时。如果报价符合手续，且符合和报价要求中的技术指标，那么该报价就会被考虑。投标情况和建议书可能会公开或内部公开，目的是证实报价要求中所有的条款都得到满足，包括收到该报价的及时性以及所要求的密封情况等。
    报价会依据招标文件中指定的评估标准来加以评估。所有超过指定限额的合同必须经过当地或总部合同委员会审查和同意。本地合同委员会审定的限额一般在$20,000—$25,000之间，总部合同委员会审定的限额一般在$100,000—$200,000之间。合同委员会的职责是设法保证合同的竞得是符合机构的金融规章制度。
    机构之间采购服务办公室 (the Inter-Agency Procurement Service Office)出版了<<联合国系统内组织采购的通用指导>>(Common Guidelines for Procurement by Organizations in the United Nations System)。该指导的目的是成为联合国各机构采购时的指导，并在联合国系统内协调采购程序。但是，联合国的各个机构依据的是他们各自的金融规章制度。
履行合同
    合同一经确定，供应商必须保证货物或商品的及时运送。这一点对于维和和人道主义任务尤显重要。即便是非常轻微的耽搁，也会极大地影响该机构执行项目的能力。经济发展项目虽然同样要求快捷的运输时间，但他们通常不在相似的时间限制下运作。
    对与联合国做生意的公司另一个关键要求是提供售后服务支持的能力，对于给现场工作或是给发展计划提供商品或服务的公司，这一点尤为重要。公司必须随时保证现场有工作人员，或者随时根据要求准备向现场派出问题解决者。
   《联合国金融规章制度》规定，除非合同另有协定，在发货并验收后或服务结束后的30天内必须向所有的供应商付款。由于联合国持续受到经济问题的困扰，所以联合国秘书处的付款周期经常延长为60天或90天。大多数联合国的专门机构都能及时付款，因为他们有独立的预算，也没有像秘书处那样遇到同样的资金流动问题。
在处理付款纠纷时，联合国会及时通过有第三方调解人参与的协商来解决问题。第三方通常是联合国使团，商业部门，或者供应商本国的贸易部。因为联合国受主权豁免权的保护，所以它不能在法庭上受到起诉。相应地，如调解无效，纠纷将依据联合国国际贸易法委员会（the United Nations Commission on International Trade Law, UNCITRAL）的仲裁规则解决。
    在任何情况下，联合国都致力于与其供应商建立互惠互利、长期合作的关系，以保证可靠的、有竞争力的供给来源。对于与联合国做生意的企业，这种关系提供在发展中国家和新兴市场中提供独特的花费不多的投资机会，在联合国的支持下进入这类市场，为实现持续发展以及发展中国家融与全球经济作出贡献。